Politique de confidentialite

1. Qui traite vos donnees

La plateforme AETOT est operee par l'Association des Etudiants Togolais en Turquie, a destination de ses membres et futurs membres. Elle centralise les demarches administratives, la vie associative et l'entraide entre etudiants togolais en Turquie.

2. Donnees collectees

• Identite et contact : nom complet, email, telephone.
• Parcours : ville, universite, filiere et niveau d'etude, statut d'arrivee.
• Documents administratifs : visa, ikamet, assurance sante, passeport et attestation de scolarite, deposes pour la verification du statut etudiant et le suivi des echeances. Ces fichiers sont stockes dans un espace prive, non accessible aux autres membres.
• Contact d'urgence : nom et telephone d'une personne a prevenir en cas d'urgence.
• Cotisations : preuve de paiement (justificatif de virement) et historique des cotisations.
• Demandes consulaires : si vous soumettez une demande de renouvellement de passeport ou de carte nationale d'identite (CNI), le type de demande, une description libre, les pieces jointes que vous fournissez (dont, le cas echeant, un scan de votre document d'identite) et l'historique des echanges avec le secretariat. Ces fichiers sont stockes dans un espace prive distinct, non accessible aux autres membres ni au bureau executif hors secretariat d'ambassade (voir section 6).
• Complément de bourse DBS : si vous vous déclarez bénéficiaire et êtes validé par AETOT, vos coordonnées bancaires, votre carte d'étudiant et l'historique des demandes de paiement. Ces données sont privées, accessibles uniquement à vous-même et aux responsables autorisés de la trésorerie, puis transmises au destinataire DBS indiqué lors de votre envoi.
• Activite associative : messages du forum, inscriptions aux evenements, abonnement aux notifications push (avec votre consentement explicite au moment de l'activation).
• Galerie photo : photos prises lors des evenements de l'association, publiees par le bureau ou un delegue. Contrairement aux autres donnees de ce tableau, ces photos sont visibles publiquement (page /galerie et accueil du site), sans compte requis, car elles font office de vitrine de la vie associative.

3. A quoi servent ces donnees

• Verifier votre statut d'etudiant et activer votre compte.
• Vous rappeler les echeances de vos documents administratifs (J-30, J-15, J-7).
• Gerer les cotisations, les evenements et la carte de membre.
• Vous mettre en relation avec la communaute (annuaire, mentorat, entraide) - uniquement pour les informations que vous choisissez de rendre visibles.
• Relayer les annonces et alertes importantes ou urgentes de l'association.

4. Base legale et consentement

Le traitement de vos donnees repose sur votre consentement explicite, recueilli lors de l'inscription et, pour les fonctionnalites optionnelles (annuaire, notifications push), au moment ou vous les activez. Vous pouvez retirer ce consentement a tout moment en nous contactant (voir section 7) ou, pour les fonctionnalites optionnelles, directement depuis votre profil.

5. Duree de conservation

Vos donnees sont conservees tant que votre compte est actif. Si votre statut passe a « parti », vos documents administratifs sont automatiquement supprimes 12 mois apres ce changement de statut. Les pieces jointes d'une demande consulaire (voir section 2) sont automatiquement supprimees 12 mois apres la cloture de cette demande ; l'historique des echanges (sans les fichiers) est conserve a des fins d'audit. Les sauvegardes techniques de la base de donnees sont conservees 30 jours.

6. Partage des donnees

Vos donnees ne sont jamais vendues ni partagees avec des tiers a des fins commerciales. Supabase gere l'authentification, la base de donnees et le stockage ; le site est heberge par Vercel et les emails transactionnels sont envoyes via SendGrid. Ces prestataires techniques agissent comme sous-traitants. Seuls le bureau executif et, pour les signalements du forum, les moderateurs, peuvent acceder aux donnees necessaires a l'exercice de leur role. Si vous soumettez une demande consulaire (voir section 2), le membre designe comme secretaire d'ambassade - potentiellement une personne rattachee a l'ambassade elle-meme, distincte du bureau executif - accede aux informations et pieces jointes de cette demande specifiquement pour la traiter.

Mesure de performance (Vercel Speed Insights) : nous utilisons uniquement des mesures techniques agregees de performance Web afin de detecter les lenteurs et d'ameliorer la plateforme, sans outil publicitaire ni profilage des utilisateurs.

Lieu d'hebergement et transfert hors de Turquie (KVKK) : vos donnees sont hebergees sur des serveurs situes dans l'Union europeenne (region Europe de l'Ouest). Ceci constitue un transfert de donnees a caractere personnel hors de Turquie au sens de la loi n° 6698 sur la protection des donnees a caractere personnel (KVKK). En creant votre compte, vous consentez explicitement a ce transfert, necessaire au fonctionnement de la plateforme.

7. Vos droits

Vous pouvez a tout moment demander l'acces, la rectification ou la suppression de vos donnees en contactant le bureau executif de l'association. La plupart des informations (profil, documents, visibilite dans l'annuaire) sont modifiables directement depuis votre espace membre.